Vraag

Hoe kunnen we diverse overlegmomenten productiever en efficiënter maken?

Beschrijving probleem

Er wordt een tekort en ongestructureerdheid ervaren wat betreft cliëntenbesprekingen. Deze vinden enkel plaats in aanwezigheid van een psychiater. Ons team werkt samen met twee psychiaters, die elk zeven uur aanwezig zijn in ons team. Deze uren zijn echter zo verdeeld dat er slechts op drie dagen psychiatrische aanwezigheid plaatsvindt. Hierdoor zijn er op twee dagen per week, twee verschillende cliëntbesprekingen, en is er geen garantie dat de psychiaters tijdig aanwezig zijn.  Er worden voornamelijk intakes besproken en er blijft weinig  tijd over voor lopende dossiers en afrondingen.  Daarnaast trachten wij op de andere dagen een briefing te organiseren, in afwezigheid van een psychiater. Dit gebeurt in de praktijk echter niet systematisch

Gevolg - effect

De wijze waarop cliëntbesprekingen zijn georganiseerd heeft een grote impact op de agenda’s van de teamleden. Dit maakt timemanagement zeer moeilijk. Bij afwezigheid van de psychiaters op een briefing en gebrek aan mandaat binnen het team, moet alles hernomen worden op de eerstvolgende cliëntenbespreking (met psychiater).  Pas dan wordt een behandelplan geformuleerd. Dit is tijdsintensief voor de werknemers (dubbel werk), maar dit betekent tevens tijdverlies met oog op het opstarten van een correct behandelplan en met oog op het informeren van de cliënt over een eventuele inclusie.  Tevens wordt de zinvolheid van deze briefings in vraag gesteld, waardoor deze niet systematisch plaatsvinden. Dit resulteert dan weer in een tekort aan overleg over onze cliënten, wat leidt tot een eerder autonoom werken.

De ongestructureerdheid en vaak wisselende werkwijze tijdens onze cliëntbesprekingen leidt overduidelijk tot frustraties bij de teamleden

To do

To do: geïnspireerd door de cliëntbespreking in IHT NHN, die elke ochtend plaats vindt, kunnen we nadenken over het organiseren van een cliëntbespreking, elke dag, bij voorkeur op de middag omdat zowel dag- als avonddienst kunnen aanwezig zijn. Idealiter met de aanwezigheid van een psychiater.  Indien niet mogelijk zou een teamcoördinator dit strikt moeten kunnen coördineren.  In IHT NHN gebeurde dit zeer gestructureerd, de teamcoördinator hanteerde een  aftellend klokje, begon steeds erg stipt, bewaakte de tijd per cliënt en nodigde teamleden uit om na de vergadering dingen met haar verder te bespreken indien nodig. In deze strikte organisatie werd zij gesteund door een zeer interessant instrument, namelijk het FACT Bord. Ons team is nog steeds erg zoekende naar een werkbaar instrument om onze vergaderingen, maar ook onze algemene werking te ondersteunen

Thema

Rol van psychiaters

Subrubriek - topic

aantal uren / aantal vte (deeltijds, voltijds verbonden aan een mobiel team?)

Referentie -  contact

Ellen Beets

Mobiel team

2a

Project

Noolim

Buitenlandse stage - plaats

Noord-Holland-Noord (IHT)

Datum

September 2014